Automatizar el marketing de un club con Make, CRM y email

Automatizar el marketing de un club no consiste en enviar más correos, sino en dejar de hacer a mano lo que se repite cada semana. En la mayoría de clubes que conozco, el equipo de comunicación es pequeño y la temporada no espera: renovaciones, partidos, tienda, patrocinadores. Si cada tarea depende de que alguien se acuerde, algo acaba fallando.

Trabajo a diario con Make, Brevo y distintos CRM, y aquí te explico cómo lo plantearía yo, con flujos concretos descritos paso a paso.

Qué automatizar primero

No empieces por lo más vistoso. Empieza por lo que cumple tres condiciones a la vez: se repite, sigue siempre las mismas reglas y, si falla, cuesta dinero o socios.

Una forma rápida de priorizar es hacer una lista de tareas recurrentes y puntuar cada una:

Criterio	Pregunta que te haces
Frecuencia	¿Cuántas veces al mes lo hacemos a mano?
Impacto	¿Afecta a ingresos, renovaciones o relación con patrocinadores?
Riesgo de error	¿Se nos ha olvidado alguna vez?
Complejidad	¿Las reglas están claras o hay muchas excepciones?

Lo que puntúe alto en las tres primeras y bajo en complejidad va primero. Casi siempre salen las renovaciones de abonos y los recordatorios de partido.

La pieza que va antes de todo

Antes de construir nada, necesitas un CRM con los datos limpios: un contacto por persona, con su relación con el club (socio, comprador, familia de cantera, patrocinador). Si la base está duplicada o desordenada, la automatización solo multiplica el desorden.

Cómo encajan Make, el CRM y Brevo

El reparto de papeles que uso es sencillo:

• El CRM guarda la verdad: quién es cada contacto y en qué situación está.
• Make conecta las herramientas. Escucha un evento (un disparador) y ejecuta acciones en cadena.
• Brevo envía los emails, y en su caso SMS, y registra aperturas y clics.

A eso se suman las fuentes del club: la plataforma de venta de entradas, la tienda online, los formularios de la web. Make hace de puente entre todas ellas.

Cinco flujos de ejemplo, paso a paso

Describo cada flujo como un escenario: qué lo dispara y qué pasa después. Los nombres de módulos cambian según la herramienta que tengas conectada, así que piensa en la lógica, no en los botones.

1. Renovación de abonos

1. Disparador: Make revisa a diario el CRM y busca abonos que caducan en un plazo que tú defines.
2. Acción: añade esos contactos a una lista de Brevo y lanza el primer email con el enlace directo de renovación.
3. Espera: pasado un tiempo, Make comprueba si el contacto ha renovado.
4. Condición: si ha renovado, actualiza el CRM y le envía un agradecimiento. Si no, segundo recordatorio con otro enfoque (ventajas del abono, por ejemplo).
5. Cierre: los que siguen sin renovar pasan a una tarea para que alguien del club llame. La automatización no sustituye la llamada al socio veterano.

2. Recordatorio de partido

1. Disparador: compra de entrada registrada en la plataforma de ticketing.
2. Acción: Make crea o actualiza el contacto en el CRM con el partido comprado.
3. Programación: un tiempo antes del partido, Brevo envía la información práctica: horario de puertas, acceso, transporte.
4. Después del partido: email breve con el resumen y, si tiene sentido, una encuesta corta.

3. Serie de bienvenida

Para quien se suscribe a la newsletter o se hace socio:

1. Disparador: alta en el formulario de la web.
2. Email 1: bienvenida y qué va a recibir.
3. Email 2: la historia del club o de la cantera, contada en corto.
4. Email 3: algo útil, como el calendario o cómo llegar al campo.
5. Etiqueta: según los clics, Make marca intereses en el CRM (primer equipo, cantera, tienda).

4. Carrito abandonado en la tienda

1. Disparador: la tienda online registra un carrito con email identificado que no se completa.
2. Espera: dejas pasar unas horas.
3. Comprobación: Make confirma que no ha habido compra después.
4. Acción: Brevo envía un recordatorio con los productos del carrito. Nada de descuento en el primer mensaje; resolver dudas de tallas o envío suele ser más útil.

Si estás montando la tienda desde cero, te recomiendo leer antes e-commerce para clubes: vender más merchandising.

5. Informe mensual para patrocinadores

1. Disparador: fecha fija cada mes.
2. Recogida: Make reúne en una hoja de cálculo los datos acordados con cada patrocinador (publicaciones, clics en enlaces con UTM, envíos de newsletter donde aparece).
3. Revisión humana: alguien del club revisa las cifras y añade contexto. Este paso no se salta.
4. Envío: el informe sale con un mensaje personalizado.

Sobre qué métricas incluir y cómo presentarlas, lo desarrollo en patrocinio deportivo digital: medir el retorno.

Gobernanza: quién manda en cada flujo

Una automatización sin dueño acaba siendo un problema. Mis reglas básicas:

• Un responsable por escenario. Con nombre y apellido, no "el departamento".
• Documentación mínima. Qué hace, qué lo dispara, qué herramientas toca y a quién avisar si falla.
• Nombres claros. "Renovación abonos - recordatorio 1" se entiende. "Escenario 14 copia" no.
• Permisos limitados. No todo el mundo necesita poder editar los flujos que tocan datos de socios.
• RGPD presente. Cada email comercial necesita su base legal y una baja que funcione.

En mi etapa en Cobaltax trabajé en transformación digital y lo vi claro: la parte técnica se resuelve, lo difícil es que el equipo sepa quién cuida cada pieza.

Mantenimiento: lo que nadie planifica

Los flujos se rompen. Cambia un formulario, caduca una conexión, la plataforma de entradas modifica un campo. Para que no te enteres por un socio enfadado:

1. Activa las alertas de error de Make y que lleguen a alguien que las lea.
2. Revisa cada mes que los escenarios se ejecutan y que el volumen es coherente.
3. Al empezar cada temporada, repasa textos, fechas y precios. Un email que habla de la temporada pasada da muy mala imagen.
4. Haz pruebas con un contacto interno antes de activar cualquier cambio.

Para redactar los textos de estos emails más rápido, te pueden servir los prompts de IA para marketing deportivo que comparto en otro artículo.

Conclusión

Automatizar el marketing de un club es una cuestión de orden antes que de tecnología. Limpia el CRM, elige un flujo que te quite trabajo de verdad, constrúyelo con Make y Brevo, y ponle un responsable. Cuando funcione, pasa al siguiente. Si quieres que revisemos juntos qué automatizar primero en tu club, escríbeme.

Preguntas frecuentes

¿Hace falta saber programar para usar Make?

No. Make funciona con escenarios visuales en los que conectas módulos y defines condiciones. Sí conviene entender bien la lógica del proceso y cómo están estructurados los datos, porque ahí es donde surgen los errores.

¿Puedo usar otra herramienta de email en lugar de Brevo?

Sí. La lógica de los flujos es la misma con cualquier plataforma de email que se pueda conectar a Make. Yo uso Brevo con frecuencia, pero lo importante es que encaje con tu CRM y con tu presupuesto.

¿Cuál es el error más común al automatizar en un club?

Automatizar sobre una base de datos desordenada. Si un socio aparece tres veces o tiene datos antiguos, recibirá mensajes duplicados o equivocados. Dedicar tiempo a limpiar el CRM antes de empezar ahorra muchos problemas después.